Registrar viáticos en la nómina es una tarea sencilla si es este no es tu caso o apenas estás empezando en el área de Recursos Humanos este blog será de mucha utilidad para ti.
En términos simples ingresar los viáticos consiste en justificar a través de facturas un monto que se ha depositado a la cuenta de un trabajador con el propósito de cubrir gastos de hospedaje y alimentación durante una actividad laboral fuera de las instalaciones.
Es importante mencionar que de no seguir este proceso, la cantidad depositada pasará a ser un ingreso para el trabajador, más adelante explicaremos a detalle el paso a paso.
¿Qué es un viático?
Los viáticos son aquellos gastos demandados para la transportación y alimentación de un trabajador que se encuentra desempeñando su labor fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
Para que el registro de viáticos sea válido deberás de cumplir con ciertas características que demanda el Reglamento de la Ley de Impuestos sobre la Renta (RLISR).
Es indispensable que el beneficiario sostenga una relación laboral con la empresa y que el monto destinado siempre sea pagado a la cuenta de nómina del trabajador.
Los gastos pueden ser los siguientes:
– Boletos de autobús o avión
– Renta de automóviles
– Combustible
– Restaurantes
– Alojamientos
– Cuotas por seminarios
¿Cuáles son los límites en el territorio nacional?
Existen montos máximos diarios de lo que se puede destinar un cuando el destino se encuentre dentro del territorio nacional, en caso de que la actividad se desarrolle fuera de México los límites serán otros.
Todos los valores que enlistaremos abajo están expresados en pesos mexicanos.
Hospedaje – Sin límite
Alimentación – $750.00
Uso de automóviles – $850.00
Cuota por seminario – $750.00
¿Cuáles son los montos máximos para viáticos en el extranjero?
Los montos máximos para viáticos en actividades internacionales son los que especificamos a continuación, también están expresados en pesos mexicanos.
Hospedaje – $3,850.00
Alimentación – $1,500.00
Uso de automóviles – $850.00
Cuota por seminario – $1,500.00
¿Qué pasa si no tengo facturas para todos mis gastos?
El artículo 152 del reglamento de la Ley de Impuestos sobre la Renta indica que está permitido que un trabajador pueda no comprobar con documentación de terceros hasta un 20% del total de viáticos recibidos en cada evento, siempre que el monto excedente se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicios del patrón y que los viáticos no gastados se reintegren al empleador, no obstante, no deberán de exceder los $15,000.00 en un año.
¿Cómo puedo registrar mis viáticos en la nómina?
Como mencionamos antes, para evitar que los viáticos se registren como un ingreso para el trabajador, se deberá especificar un concepto de viáticos en su recibo de nómina, existen las siguientes claves para hacerlo según corresponda.
003: Esta clave indica que “viáticos entregados al trabajador”.
100: Se usa para indicar “Viáticos exentos”, es decir, que el trabajador pudo comprobar más del 80% de los gastos con facturas. También se usa cuando el trabajador no gasto todo el monto que se le asigno, pero comprueba todo lo gastado y devuelve a la empresa la cantidad restante.
080: Usamos esta clave para señalar “Gravámenes para el empleado”, esto sucede cuando el trabajador no puede comprobar más del 20% de los gastos, y le tendrá que retener de su nómina la cantidad faltante.
Existen herramientas para el cálculo de nómina automatizadas que hacen de está una tarea muy fácil, tal es el caso de Filup RH, en la que podrás añadir percepciones de viáticos en los recibo de nómina en un instante, ya que cuenta con las claves del SAT que antes mencionamos precargadas, por lo que no tendrás que ser un experto en la materia.
Palabra clave: Viáticos en la nómina
Meta título: ¿Cómo ingresar los viáticos correctamente en tu nómina?
Meta Descripción: Aquí te contamos qué es un viatico y como ingresarlo a tus recibos de nómina, los montos máximos a nivel nacional e internacional y acerca del artículo 152 de LISR.
